¿Cómo mantener tu espacio de trabajo ordenado?

¿Tienes tu mesa de trabajo llena de papeles? Es posible que ni siquiera veas el sobre de la mesa de la cantidad de cosas que tienes por encima.

Pero son tantos los beneficios de tener un área de trabajo ordenada que deberíamos dedicarle más tiempo al orden y no tanto a intentar localizar las cosas. Vuestra mente os lo agradecerá.

Entre los principales beneficios, el más importante es despejar la mente y poder centrarse en lo que se esté haciendo en ese momento, sin otras cosas que nos distraigan. No perderemos tiempo en buscar cosas baja una enorme pila de papeles y, por descontado, nuestra mesa siempre estará lista para una visita imprevisible.

¿Empezamos?

Aceptar

Lo primero que debemos hacer es entender y reconocer que tenemos que parar de hacer otras cosas para dedicarnos un tiempo a ordenar y organizar nuestro espacio de trabajo. A algunos les puede parecer una perdida de tiempo pero el orden y una buena organización nos hará ser más efectivos y productivos a corto plazo.

Desechar

Empecemos desechando aquello que nos es fácil decidir: vasos de café que se han ido acumulando, notas caducadas, basura. Seguimos por todos los artículos que no son nuestros, debemos devolver y por razones desconocidas aún no han sido devueltos a sus dueños. Pero devolvámoslos en ese momento, si no es posible los guardaremos en una caja todos juntos y lo haremos lo antes posible. Solo nos quedaremos con aquello que es importante, el resto solo provocará más desorden en un futuro.

Clasificar

De los documentos que realmente necesitamos, separaremos los que son para archivar de los que son necesarios para trabajar en ese momento o los que sean temas pendientes.

A medida que realizamos la tarea anterior, iremos anotando las fechas importantes y recopilando la información que consideremos de especial relevancia en nuestra agenda para así olvidarnos definitivamente de tantos papelitos sueltos enganchados en la pantalla del ordenador o acumulados en los cajones.

Archivar

Crearemos un sistema de archivo simple y que todo los que trabajen en la misma oficina o hagan uso de los documentos conozcan. Es muy importante usarlo diariamente o en intervalos de tiempo muy cortos para evitar que los papeles vuelvan a acumularse de nuevo encima de la mesa.

Organizar los objetos

El escritorio debe estar libre también de todos los demás objetos: grapadoras, celo, clips,… Solo y únicamente debemos dejar a mano aquellos que usemos continuamente como algún bolígrafo, lápiz o rotulador y estarán perfectamente organizados en un pequeño lapicero o vaso especifico para ello. Todo el resto debemos guardarlo en un cajón o un armario.

Mantener

Ahora ya tenemos todo ordenado y perfectamente organizado. Cada cosa tiene su lugar y mantenerlo nos será mucho más fácil, lo único que tenemos que hacer es dedicar unos minutos al finalizar la jornada a despejar nuestra mesa de trabajo y volver a guardarlo todo en su sitio.

Y recuerda

No hay como el orden para enseñar a ganar tiempo

 

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